Relevé de décisions de la réunion du Bureau (par visio le 22/11/2021)

Présents : Gabriel Danino, Yves Briex, Martine Gaillard, Bruno le Bihan, Jocelyne Laplace, Thérèse et Patrick Noël, Denis le Capitaine, Monique Gauffre

Pilotage de l’amicale

Gabriel souhaite à court terme, compte tenu de son état de santé, un intérim pour la fonction de président.

Bruno le Bihan, en tant que vice-président assure le pilotage de l’amicale jusqu’aux prochaines élections.

Les relations avec l’AFPA au niveau national, tout particulièrement la rencontre prévue avec Rémi Bordet en janvier, seront menées par Yves Briex (en tant qu’appui au président) avec Bruno. Yves Briex assure le relais auprès de Gabriel.

En avril, aux prochaines élections, soit Gabriel sera en état pour continuer sa mission, soit nous rechercherons un nouveau président.

Une information sera donnée aux adhérents sur cette situation lors de l’appel à candidatures qui sera envoyé prochainement pour le renouvellement par tiers des membres du conseil d’administration.

Préparation des prochains envois aux adhérents et du vote

• Révision de la fiche d’appel à candidature pour le renouvellement par tiers du CA : Des lignes seront ajoutées par Monique au niveau de la rubrique d’expression libre afin d’inciter les candidats à préciser leurs intentions.

Un texte d’accroche pour susciter des candidatures sera envoyé avec la fiche à tous les adhérents (texte d’accroche à rédiger).

• Vote électronique

Le vote par correspondance ne sera proposé qu’aux adhérents sans mail ou à ceux que les DR considèrent « sans mail » parce qu’ils ne sont plus en mesure d’utiliser leur mail.

Patrick prend contact avec AssoConnect et la société de vote électronique pour arrêter l’ensemble des modalités pratiques. Il en informera le bureau au plus tôt.

Bruno prévoit une réunion avec les délégués régionaux pour faire le point de la situation et leur expliquer le protocole de vote électronique avec démo/tutoriel.

Durant le période de vote et avant la date butoir, les noms des adhérents qui ont voté/qui n’ont pas voté, seront communiqués aux délégués régionaux pour des relances individuelles ; éventuellement un mail de relance sera envoyé par le secrétariat général avant la relance des DR.

Validation des documents dernièrement actualisés

• Défiscalisation : les documents proposés (fiche et explications) sont validés par le bureau.

• Bulletin d’adhésion : validé par le bureau. Monique se charge de la mise à jour sur le site (demande à Mohamed).

Documents à rédiger

Les résolutions pour le vote seront rédigées par :

• Yves et Gabriel pour les objectifs/plan d’action 2022, avec le concours du secrétariat général pour le rapport moral/bilan 2021,

• Thérèse pour les documents comptables et financiers 2021 et 2022.

Ils feront l’objet d’une relecture de chaque membre du bureau avant la réunion de bureau de janvier et si nécessaire d’une relecture collective lors du bureau de janvier.

Le RI sera amendé par les membres du bureau concernant le vote électronique et le montant de la cotisation. Monique l’enverra en mail pour relecture et améliorations aux administrateurs ; leurs remarques seront intégrées et le RI ainsi mis au point sera soumis à validation au travers d’un doodle envoyé aux administrateurs ; c’est le document issu de ce doodle qui sera soumis au vote des adhérents en 2022.

Un calendrier des travaux à effectuer pour le vote et après le vote (de type compte à rebours) sera rédigé par Monique à partir des éléments fournis par Denis. Sachant que l’envoi des documents officiels pour le vote doit se faire environ au plus tard la 1ere semaine de février et que la commission de dépouillement doit se tenir début mars.

Appel à cotisation : Monique rédigera l’appel à cotisation (communication sur la nouvelle cotisation et paiement).

Notre revue « Contacts »

Jocelyne fait le point des articles à rédiger pour le prochain Contact.

Elle contactera Chantal Girard pour rédiger un article sur les visites effectuées lors de l’AG 2021.

Yves joint Christian Bourreau pour un article sur l’évolution du projet retraite.

Bruno écrira sur le SMU.

Prochaine réunion de bureau

Elle aura lieu en présentiel à Paris avec possibilité de visio pour ceux qui ne sont pas en mesure de se déplacer le 13 janvier.

Sont conviés outre les membres du bureau, Mohamed (communication/vote électronique), JM Martin (prochaine AG), Régine Jacquemin (expérience AG et chargée de mission développement), Marilou Leroy (organisatrice).